關于規范建設工程竣工項目檔案報送
工作的通知
各建設單位、監理單位、施工單位：
為加強建設工程文件編制管理，提高報送建設工程竣工文件材料的質量，進一步明確建設工程文件形成內容及具體報送內容，依據湖北省建設廳〈關于印發《湖北省建設工程竣工檔案編制及報送規定》的通知〉(鄂建[2010]92號)及武漢市城建檔案館〈關于下發執行《建設工程竣工檔案歸檔內容及排列順序》的通知〉（武城檔[2010]4號，現就報送建設工程竣工項目檔案填寫《建設工程文件要錄》（簡稱〈要錄〉）的具體要求通知如下：
一、填寫內容
《要錄》填寫的內容包括：工程名稱、編制單位、序號、文件材料名稱、文件編號、備注。
說明及整改內容、承擔的責任；文件材料自評意見；城建檔案員及證號、編制時間、編制單位（章）。
二、填寫原則：
在填寫《要錄》前，文件材料編制單位應認真按照市城建檔案館指導性控制收集范圍《建設工程竣工檔案歸檔內容及排列順序》，核查建設過程中歸檔文件材料內容，文件材料排列順序。結合工程實際，對建設過程中產生的具有個性化和重要憑證作用的需要歸檔的文件材料，應在城建檔案館的指導下，確定具體歸檔內容。
三、填寫要求：
1、“編制單位”的填寫
應填寫文件產生單位，如“建設工程建設單位文件”編制單位為建設單位，“工程監理文件”編制單位為監理單位，各施工階段文件編制單位為施工單位。
2、序號
按文件內容分層次填寫，如一、1、2、（1）、（2）、（3）填寫。其中類別號按《建設工程竣工檔案歸檔內容及排列順序》表中內容填寫，不可更改，下一級別編號按工程實際情況填寫。
3、文件材料名稱
填寫本工程中產生的文件材料的具體題名：如表中“建設工程立項批復及申請報告”一欄應填寫為“關于申請集資建設經濟適用房的報告(中設管[2008]310號)、關于******申請小型基建投資建設計劃的批復（電管工程[2008]10號）。
4、文件編號
填寫文件制發機關、團體、或個人編寫的順序號，包括發文字號、圖號等。如填寫文件發文字號為“中設管[2008]310號”“WC-昌2007-011號”。
5、備注主要填寫在檔案利用中要說明的問題，如本文存檔為復印件，本文原件存**處。
6、說明及整改內容、承擔的責任
主要填寫“指導性控制收集檔案內容”不能滿足檔案館接收控制性要求的，需說明的事項、整改補救的辦法及為此應承擔的法律責任。如“湖北省建設工程施工圖設計文件（勘察文件）審查合格書”原件遺失存檔為復印件，我單位在原審批單位加蓋章作為存檔備查，以上內容我單位愿意承擔在檔案利用過程中的責任。
7、文件材料自評意見
對報送的文件材料評價是否符合歸檔要求。
四、關于復印件的界定
為便于檔案利用中出具檔案原件證明章，存檔文件中凡加蓋章后經復印，再加蓋公章的文件材料統一界定為復印件。填寫《要錄》時應在備注欄中標注“復印件”。
武漢市城市建設檔案館
2011年5月9日